数据治理通过建立明确的规则、流程和责任来处理数据保留策略，明确数据存储的时长以及何时应删除数据。它确保保留实践符合法律要求、业务需求和风险管理目标。例如，治理框架可能会定义诸如数据管理员之类的角色来监督保留计划，记录特定数据类型（例如，客户日志与财务记录）的保留期限，并强制执行自动删除工作流程。这可以防止无限期地保留数据，这可能会导致违反合规性或不必要的存储成本。
为了实施保留策略，数据治理为开发人员提供技术指南。 这包括定义应如何配置数据生命周期管理工具（例如 AWS S3 生命周期规则或数据库保留标志）。例如，一项策略可能要求用户活动日志进行加密，存档 90 天，然后清除。开发人员会将这些规则编入基础架构即代码模板或脚本，以确保跨系统的一致性。治理还阐明了例外情况：根据 HIPAA，医疗数据可能需要以特定的加密格式保留 6 年，而营销 Cookie 可能需要在 12 个月后删除。这些技术规范减少了歧义并有助于避免手动错误。
最后，治理通过监控和审计来强制执行合规性。 自动检查（如 cron 作业或云原生工具）会验证数据是否按计划删除，而审计日志会跟踪保留操作以进行法规报告。如果系统未能清除过期数据，警报会通知工程师进行调查。治理还强制执行定期审查：团队可以每年审核备份，以确保旧数据集不会超出策略限制进行保留。这种结构化的方法确保保留不仅仅是一次性设置，而是一个持续的过程，从而最大限度地降低法律风险并保持技术团队存储成本的可预测性。